De privacyverklaring is belangrijk met het oog op de informatieplicht zoals vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Ook onze parochie dient hierover transparant te zijn, vandaar dat ook op onze website hierover te lezen valt.

Er wordt nu nog heel hard gewerkt aan alle zaken rondom gegevensbescherming en privacy, zowel in de dagelijkse praktijk als ook op de achtergrond.  Op dit moment hebben wij als parochie een privacyverklaring en daaruit praktische actiepunten die wij naleven.

Privacyverklaring Parochie H. Maria Magdalena

  1. Identiteit en contactadres van de gegevensverwerker

* Naam: Parochie H. Maria Magdalena
* Postadres: Markt 34, 4841 AC Prinsenbeek
* E-mail: info@parochiemariamagdalena.nl

  1. Welke persoonsgegevens worden verwerkt door de parochie?

* In het ledenadministratiesysteem staan diverse persoonsgegevens over onze parochianen en hun eventuele huisgenoten (partner, kinderen) opgenomen, zoals namen, adresgegevens. In het navolgende worden deze parochianen ook aangeduid als “betrokkenen”.
* In het financieel systeem staan bepaalde financiële gegevens over kerkbijdragen vastgelegd.
* In de nieuwsbrief staan namen en contactgegevens van de pastores en diverse vrijwilligers.
* Ook staan er foto’s in van parochieactiviteiten waarop personen herkenbaar kunnen staan afgebeeld.
* Op de website staan namen en contactgegevens van de pastores en vrijwilligers. Ook staan op de website foto’s van parochieactiviteiten waarop personen herkenbaar kunnen staan afgebeeld.
* In de kerkelijke registers staan gegevens genoteerd over de sacramenten (doop, vormsel, huwelijk, overlijden) die in een van de kerkgebouwen van de parochie zijn voltrokken. Het gaat daarbij over de datum van de uitvoering van het sacrament en de namen van de daarbij betrokken personen.
* De aard van de opgeslagen persoonsgegevens vindt u in meer detail in artikel 5 van het Algemeen Reglement Bescherming Persoonsgegevens Parochies 2018.

  1. Wat zijn de doeleinden van de parochie voor opslag en gebruik van persoonsgegevens?

* Te kunnen voldoen aan de administratieve verplichtingen die door het Canonieke Recht worden gesteld voor de deelname aan het kerkelijk leven of;
* Een doelmatige administratieve organisatie van de parochiële gemeenschap en parochiële archivering te verzekeren of;
* Te kunnen bijdragen aan het actualiseren van de kerkelijke ledenadministraties en archieven van andere kerkelijke rechtspersonen (zoals andere parochies) of;
* Te dienen als bron voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden.

  1. Wat zijn de rechtsgronden voor de gegevensverwerking door de parochie?

* Het gerechtvaardigde belang van de parochie bij:
1 Het in stand houden van een doelmatige organisatie van een parochiële gemeenschap door het bijhouden van de ledenadministratie, financiële administratie en kerkelijke registers;
2 Het onderhouden van contact met haar parochianen en
3 Het uitoefenen van haar kerkelijke opdracht.
* De uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is;
* De nakoming van een wettelijke verplichting van de burgerlijke (bijvoorbeeld de belastingdienst) of kerkelijke overheid;
* De toestemming die de betrokkene heeft verleend (bijvoorbeeld door als vrijwilliger toe te treden tot een werkgroep of zich op te geven als abonnee op de nieuwsbrief of bijeenkomst van de parochie).

  1. Bewaartermijn

* De persoonsgegevens opgeslagen in andere bestanden worden niet langer bewaard dan nodig is voor het gebruik ervan.
* Uitzonderingen zijn gegevens die niet zonder onredelijke inspanning verwijderd kunnen worden (zoals oude gedrukte nummers van het parochieblad), gegevens die bewaard moeten worden op grond van een kerkelijk voorschrift (bijvoorbeeld de registratie van sacramenten in de kerkelijke registers) of in het algemeen belang worden bewaard in het parochiearchief.

  1. Verstrekking van persoonsgegevens aan derden

* Persoonsgegevens worden alleen verstrekt aan (en zijn grotendeels afkomstig van) kerkelijke instellingen die onderdeel zijn van het R. K. Kerkgenootschap in Nederland. Voorbeelden daarvan zijn andere parochies, het bisdom en IPAL (het interdiocesane platform voor de financiële en ledenadministraties).
* Uitzonderingen op het voorgaande is het – op verzoek – verstrekken van bepaalde gegevens aan de Belastingdienst op grond van een wettelijke plicht of een verwerker die door de parochie is belast met een opdracht (zoals bijvoorbeeld een salarisadministrateur of arbodienst).

  1. Beveiliging van de opgeslagen persoonsgegevens

* De beveiligde toegang tot het ledenadministratiesysteem is beperkt tot de ledenadministrateurs en de leden van het parochiebestuur. Andere personen hebben geen toegang.
* De beveiligde toegang tot het financieel systeem is beperkt tot de financieel administrateur(s) en de leden van het parochiebestuur. Andere personen hebben geen toegang.
* Vrijwilligers kunnen bestanden met persoonsgegevens krijgen voor zover die nodig zijn voor de uitoefening van hun functie (bijvoorbeeld de verspreiding van de nieuwsbrief of de uitvoering van de actie Kerkbalans). Zij vernietigen deze bestanden zodra deze niet langer nodig zijn.

  1. Recht op inzage en correctie

* Iedere parochiaan heeft recht op inzage in de over hem/haar opgeslagen persoonsgegevens. U kunt daarvoor een verzoek indienen, voorzien van identificatie, bij het parochiesecretariaat. De contactgegevens staan bovenaan deze privacyverklaring vemreld.
* Als u een fout aantreft, kunt u deze doorgeven aan het parochiesecretariaat.

  1. Verwijderen van gegevens

* Een verzoek om contactgegevens, financiële of andere algemene persoonsgegevens te verwijderen kunt u richten aan het parochiesecretariaat. De contactgegevens van het parochiesecretariaat vindt u bovenaan deze privacyverklaring. De ledenadministrateurs of de leden van het parochiebestuur behandelen uw verzoek.
* Indien u zich wilt uitschrijven als parochiaan vragen wij u de geldende procedure in- en uitschrijving R.-K. Kerk te volgen. Informatie over deze procedure en het formulier daarvoor vindt u op de website www.rkkerk.nl. Dit formulier stuurt u naar het parochiesecretariaat. De contactgegevens van het parochiesecretariaat vindt u bovenaan deze privacyverklaring. De ledenadministrateurs van de parochie of leden van het parochiebestuur behandelen uw verzoek.

  1. Klachtrecht

* Verzoeken of klachten met betrekking tot de behandeling van persoonsgegevens kunnen door de betrokkene worden gestuurd aan het parochiebestuur. De contactgegevens vindt u bovenaan deze privacyverklaring.
* Betrokkene krijgt schriftelijk bericht over het resultaat van het ingediende verzoek of ingediende klacht.
* Indien het parochiebestuur het verzoek of de klacht niet of slechts gedeeltelijk honoreert kan de betrokkene desgewenst een klacht inzake het geschil met de parochie richten aan de Autoriteit Persoonsgegevens:

Autoriteit Persoonsgegevens
T.a.v. de klachtencoördinator
Postbus 93374
2509 AJ DEN HAAG

De praktische actiepunten zijn:
– Wij publiceren geen persoonsgegevens zoals namen, emailadressen en telefoonnummers zonder toestemming van de betrokkene op onze website of in onze nieuwsbrieven
– Een betrokkene heeft te allen tijde het recht om toestemming te weigeren!
– Er is te allen tijde een mogelijkheid om bezwaar of een klacht in te dienen bij de parochie. Dit kan gedaan worden door een email te sturen naar het algemene emailadres: ……
– Mocht er een foto van een betrokkene worden gepubliceerd, dan heeft betrokkene altijd het recht om de foto direct te laten verwijderen. Deze wordt dan binnen 24 uur verwijderd;
– In sommige gevallen kan een publicatie vallen onder journalistieke exceptie, wanneer de publicatie een uiting is van algemeen maatschappelijk belang die in journalistieke vorm is gegoten. Denk bijvoorbeeld aan een informatief verslag van een bepaalde gebeurtenis in de nieuwsbrief. In dat geval is geen toestemming van betrokkenen vereist. De journalistieke aard van deze uiting moet per situatie worden bekeken en beoordeeld en worden afgewogen tegen het recht op privacy;
– Het opnemen van een namenlijst in een nieuwsbrief (die tevens op de website verschijnt) van dopelingen, communicanten, vormelingen e.d. is alleen toegestaan als de ouder(s) of wettelijk vertegenwoordiger(s) van kinderen (<16 jaar) hiervoor vooraf schriftelijk toestemming aan de parochie hebben gegeven;
– Een foto waar een persoon herkenbaar op staat, wordt gezien als een persoonsgegeven. Die foto wordt niet zonder toestemming gepubliceerd op welke manier dan ook;
– Een foto van een kind (<16 jaar) mag alleen gemaakt en/of gepubliceerd worden als hiervoor schriftelijk toestemming is gegeven door de ouder(s) of wettelijk vertegenwoordiger(s) van het kind;
– Als er foto’s worden gemaakt tijdens een parochieactiviteit, wordt dit voor aanvang van de activiteit kenbaar gemaakt aan de aanwezigen. Aanwezigen worden geïnformeerd over hoe zij ter plekke eventueel bezwaar kenbaar kunnen maken en waar de foto’s worden gepubliceerd;
– Een privé emailadres is ook een persoonsgegeven. De parochie mag dit emailadres niet publiceren;
– Als er een nieuwsbrief wordt verzonden, wordt dit gedaan naar een grote groep parochianen. Dit dient te worden gedaan met bescherming van eenieders emailadres (BCC – Blind Copy).

 

 

Print Friendly, PDF & Email